Mẫu gáy file hồ sơ

      67

Hướng dẫn 17-HD/VPTW của Ban Chấp hành trung ương quy định về lập hồ sơ cùng nộp giữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đi cùng là các biểu mẫu giao hàng cho công tác lưu trữ như sau:


*
Mục lục bài bác viết

 

Phụ lục số 1: Mẫu hạng mục hồ sơ

- Số, ký kết hiệu của hồ nước sơ bao gồm số, ký hiệu của đề mục béo và số trang bị tự tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ.

Bạn đang xem: Mẫu gáy file hồ sơ

- Số hồ sơ được hiển thị bằng chữ số Ả-rập;

- ký hiệu của đề mục lớn được hiển thị bằng những chữ viết tắt. Chữ viết tắt của các đề mục to trong hạng mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng nên ngắn gọn, dễ dàng hiểu, dễ nhớ.

Ví dụ: TH.01.

- việc đánh số hồ sơ hoàn toàn có thể áp dụng 1 trong hai phương pháp sau:

+ Số của làm hồ sơ được đánh thường xuyên trong toàn Danh mục; bắt đầu từ số 01.

+ Số của làm hồ sơ được đánh thường xuyên trong phạm vi từng đề mục lớn, bước đầu từ số 01.

Phụ lục số 2: chủng loại mục lục văn bản, tài liệu

Viết mục lục văn bản, tư liệu là ghi những thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong làm hồ sơ vào tờ "Mục lục văn bản, tài liệu" nhằm mục đích thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tư liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ, đúng mực các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu những trang bắt buộc được đánh số trang riêng và đặt ngơi nghỉ đầu hồ nước sơ, ngay sau tờ bìa.

Xem thêm: Mạng Ftth Là Gì? Dịch Vụ Ftth Account Là Gì Ftth Viettel Là Gì

Khi lập Mục lục văn bản, tư liệu nên áp dụng chương trình Microsoft Office Excel, theo mẫu mã thống tốt nhất của Cục tàng trữ Văn phòng tw Đảng.

Phụ lục số 3: Mẫu hội chứng từ kết thúc

Viết triệu chứng từ dứt là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật tư chế tác, tứ liệu thêm kèm...) và chứng trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...) nếu bao gồm của từng trang, từng văn bản, tài liệu với ghi ngày tháng lập hồ sơ vào tờ "Chứng từ bỏ kết thúc". Người biên mục hồ nước sơ đề xuất ký xác thực vào triệu chứng từ. Tờ hội chứng từ ngừng được đặt ở cuối hồ nước sơ.

Tờ chứng từ ngừng theo chủng loại thống độc nhất vô nhị của Cục tàng trữ Văn phòng trung ương Đảng.

Phụ lục số 4: chủng loại bìa hồ nước sơ

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, đúng chuẩn các thông tin: thương hiệu phông; tên solo vị, tổ chức triển khai (nếu có); tiêu đề làm hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ (đvbq); con số trang; số phông, số mục lục, số tư liệu (viết tạm bởi bút chì) với thời hạn bảo quản của làm hồ sơ (đvbq).

Lưu ý:

+ Chữ viết trên bìa hồ sơ bắt buộc rõ ràng, sạch mát đẹp, bởi mực tốt khó phai, chỉ được viết tắt các từ đã được quy ước.

+ Tiêu đề hồ nước sơ đề nghị viết ngắn gọn, rõ ràng, bao hàm nội dung cơ phiên bản và yếu tố tài liệu có trong hồ nước sơ. Các yếu tố thông tin cơ bạn dạng trong tiêu đề hồ sơ gồm: thương hiệu loại, tác giả, nội dung, vị trí và thời hạn tài liệu bao gồm trong hồ nước sơ. Chưa có người yêu tự chuẩn bị xếp các yếu tố thông tin trên hoàn toàn có thể thay đổi, thêm giảm tùy thuộc vào các đặc trưng được áp dụng để lập hồ sơ.